Posebej prirejen, grafični prikaz trenutnega stanja v objektu. Vidne so nočitve, z imenom gosta in stanjem plačila (rdeča, zelena, modra), bodoče rezervacije (oranžna) ter posebne oznake postelj (siva).
Najbolj pogoste funkcije imajo, v orodni vrstici, velike gumbe z imenom ali pa so dostopne preko desnega klika na glavnem razporedu. Ostale funkcije so razporejene v glavnem meniju.
Enostavno in hitro dodajanje gosta in nočitve v program. Vnesete osebne podatke, izberete privzeto storitev in shranite.
Med vpisovanjem osebnih podatkov, se samodejno preverja, če je gost že vpisan v programu in sproti prikazuje seznam rezultatov. Če je gost že vpisan, se ga enostavno izbere iz seznama. Podobno preverjanje se izvaja tudi pri vpisovanju kraja rojstva.
Spodaj se nahaja polje za vpis raznih opomb nočitve. Ureja se jih lahko kadarkoli. Shranijo se samodejno. Zraven so prikazane še opombe skupine, kateri pripada trenutna nočitev ali rezervacija.
Na glavnem razporedu se označi eno ali več nočitev, izbere vrsto dokumenta za pripravo in natisne. Tako se lahko v samo nekaj sekundah izda dokument za plačilo nočitev.
Vmes se lahko poljubno ureja seznam gostov in storitev. Manjkajoče storitve je mogoče enostavno dodat, obstoječim pa spremenit opis, količino, ceno, popust, stopnjo turistične takse ali pa kar cel znesek.
Pred tiskanjem se lahko še spremeni ali bo izdan račun, avansni račun, ponudba ali pogodba ter ali bo dokument natisnjen v A4 ali POS obliki. Obe obliki vsebujeta vse podatke.
Pregled vseh izdanih dokumentov za plačilo z iskanjem po vsebini. Vsakega je mogoče odpret in ponovno natisnit v A4 ali POS obliki, neglede na to kako je bil natisnjen ob izdaji.
Lahko se jih stornira ali popravi, pri slednjem se ohranijo vse prejšnje verzije tega dokumenta. Gotovinske račune, in njihove popravke, je mogoče izvozit v primeru davčne inšpekcije.
Račune in avansne račune se lahko izvozi tudi v obliki eRačuna, ali v datoteko za uvoz v razne knjigovodske programe.
Dokumentom je mogoče sproti vodit nakazila na bančni račun.
Dvosmerna povezava z raznimi spletnimi rezervacijskimi sistemi (Airbnb iCal, Booking, Expedia, HostelWorld) in vašo lastno spletno stranjo. Omogoča enostavno določanje cen, kapacitet in drugih omejitev, za vse distribucijske kanale naenkrat. Samodejno sprejema vse nove, popravljene in preklicane rezervacije ter posodablja razpoložljive kapacitete.
Enostavno in hitro dodajanje rezervacij in nočitev v skupine. Postelje v isti skupini imajo enako barvno oznako. Poleg tega se lahko vse postelje, v skupini, ureja naenkrat. Še vedno pa ostane možnost upravljanja vsake postelje posebej.
V skupino se dodaja vsako posteljo posebej ali več postelj, iz izbrane sobe, naenkrat. V obeh primerih se poljubno določa datum prihoda in odhoda za vsako posteljo posebej.
Rezervacijam se lahko vnaprej vnese osebne podatke gostov in izberete privzeto storitev. Ob prihodu gosta, se rezervacijo samo spremeni v nočitev in gost je prijavljen v programu.
Za hitrejšo izdelavo dokumenta za plačilo, se lahko vnaprej izbere plačnika in način ter rok plačila.
Deluje v povezavi s skupino postelj. V primeru večje skupine, lahko organizator vnaprej pripravi seznam gostov, z njihovimi podatki, v obliki Excel datoteke.
Ob uvozu bo program poskušal prepoznat vrsto podatka v posameznih stolpcih. V primeru napake, se lahko na hitro popravi napačne stolpce. Podobno prepoznavo naredi tudi za spol in vrsto dokumenta, ki se ju lahko zapiše na več načinov.
Pogosta uporaba kategorij je vodenje reference preko katere je prišel gost. To je lahko eden od spletnih rezervacijskih kanalov, lastna spletna stran, elektronska pošta, telefon in podobno. Izbranim podkategorijam se lahko nastavi, da gostu samodejno upošteva nekaj popusta na nočitev.
Kategorije se določa pri vnosu nočitve, skupine ali najema. V določenih primerih se podkategorija izbere samodejno.
Na podlagi teh podatkov se izdela statistična poročila, ki prikazujejo koliko gostov je prišlo preko posamezne podkategorije. Zraven se lahko izpiše tudi dodatne oznake, ki so bile vpisane ob vnosu.
Obsežen seznam statističnih poročil za razne potrebe. Določite obdobje tiskanja, označite željena poročila in jih izdelajte. Vsako označeno poročilo se izdela na svoji strani.
V predogledu tiskanja se lahko preveri izdelana poročila, jih natisne, shrani v PDF ali izvozi direktno v Excel.
Uporabnikom je mogoče omejit katera poročila lahko izdelajo. Pri finančnih poročilih je mogoče omejit tudi obdobje tiskanja.
Poročilo "Prihodi in prenočitve gostov" se uporabi za izpolnjevanje obrazca statističnega urada in že vsebuje enako združevanje podatkov kot njihov obrazec. Poročili "Razpored zasedenosti" in "Kategorije nočitev" pa se lahko uporabi za sporočanje pobrane turistične takse svoji občini.
Preko najemov se vodi oddajanje prostorov, koles in podobnih stvari. Vsak najem ima določeno trajanje, ki se ga, skupaj z vnaprej določenim cenikom, lahko uporabi za samodejno izbiro storitve.
Najemi omogočajo tudi izdajo depozita v A4 ali POS obliki.
Pregled in urejanje izbranih Hostel podatkov preko spletne aplikacije hostelportal.si.
Portal je prilagojen za vse velikosti naprav (računalnike, tablice in telefone). Oblika in obseg prikazane vsebine se prilagodita velikosti zaslona in zmogljivostim posamezne naprave.
Za prijavo potrebujete Hostel ID, veljavno uporabniško ime in geslo ter posebno pravico za dostop.
Na YouTube kanalu so objavljena video navodila za uporabo nekaterih funkcij programa Hostel.
Za začetek predlagam ogled kratkega uvoda, ki predstavi osnove glavnega razporeda, dodajanje gosta in nočitve, tiskanje depozitov ter izdajo prvega računa.
Cena je odvisna od števila stalnih ležišč s katerimi želite upravljati. Če imate manjšo ali sezonsko nastanitev/kamp, me kontaktirajte za prilagojeno ponudbo.
Za naročilo, predstavitev ali dodatne informacije pišite na denis.pozenel@mwore.com.
Cena za prvo leto vključuje program Hostel z vsemi dodatnimi storitvami (vzdrževanje, spletni paket, arhiviranje v oblaku) in namestitev, s kratkim uvajalnim tečajem. Po preteku enega leta se lahko sami odločite katere storitve bi podaljšali.
Vzdrževanje se sklepa za eno leto vnaprej, vsebuje bodoče nadgradnje programa, uporabniško podporo in splošno vzdrževanje za čim boljše ter učinkovito delovanje programa.
Dvosmerna povezava s spletnimi rezervacijskimi sistemi (channel manager) in vašo lastno spletno stran (preko Hostel API). Podpira Booking, Expedio, Hostelworld in druge.
Pregled Hostel podatkov preko spletne strani hostelportal.si z računalnikom, tablico ali telefonom.
Skeniranje osebnih dokumentov z mobilno aplikacijo.
Vsako uro se izvede samodejno arhiviranje Hostel podatkov na varovan zunanji strežnik. Za zaščito arhiva se uporablja asimetrično šifriranje z 2048-bitnim digitalnim certifikatom. Dešifriranje brez pravega ključa je praktično nemogoče, ne glede na porabljen čas in opremo.
Tako so vaši podatki vedno na varnem v primeru okvare (lahko tudi zaradi strele, požara, poplav, ...) ali kraje računalnika.
Ob arhiviranju je vsak arhiv testiran, če je bil pravilno izveden in je iz njega mogoče obnoviti vse podatke. V primeru napake pri obnovi je lahko to prvi znak, da je z računalniškim diskom nekaj narobe.
